Главная Форум Фото Карта
Разделы:
Реклама:

Как организовать свадьбу что нужно


пошаговый план с советами специалистов

Если вы хотите в будущем не только вспоминать о самом главном дне в вашей жизни, но и иметь возможность посмотреть это снова и снова, то необходимо позаботиться о выборе фотографа и видеографа.

– При выборе фотографа и видеографа нужно обязательно посмотреть портфолио. Какие варианты для фотосессии и видеосъемки они предлагают. Посетить вместе площадку, где будет проходить торжество, ЗАГС. Если молодые предпочитают прогулку по городу, то профессионал своего дела предложит идеальные места и варианты, чтобы запечатлеть красивые моменты. Очень часто молодые снимают Love story для показа гостям в день свадьбы, – говорит Анна Фадеева.

Заранее нужно определиться и с тем, какой конечный результат вы ожидаете. Будет ли это короткометражный ролик с главными моментами свадьбы, либо полноценный фильм с подробностями вечера. Хотите ли видеть альбом с фотографиями, либо фотокнигу.

– По видео обычно заказывают маленький ролик (2-3 минуты), иногда тизер для Инстаграма (до минуты) и фильм – от 12 до 40 минут. Чаще 12. Ушли в прошлое 6-часовые свадебные видео. Короткие намного проще посмотреть в соцсетях и поделиться ими. Фото – однозначно, фотокнига – стилизованная в общей концепции свадьбы, – советует Светлана Немчинова.

Что касается ведущего, выбирайте близкого по духу человека. Он должен понимать вас и ваши желания. Быть приятным и легким в общении, предлагать множество идей, уметь подстраиваться под настроение гостей, а самое главное, быть профессионалом своего дела. Вы это поймете при первой встрече.

Как спланировать свадьбу за 21 шаг, ровно

Портерхаус Лос-Анджелес

Ваша свадьба, скорее всего, станет самой большой вечеринкой, которую вы когда-либо устраивали, и выяснение того, как спланировать свадьбу шаг за шагом, поначалу может показаться довольно сложным. Независимо от того, есть ли у вас больше года или всего несколько месяцев, чтобы спланировать свой важный день, сосредотачивайтесь на одной задаче за раз, чтобы вас не перегружал процесс планирования. Если у вас не хватает времени, делегируйте некоторые из этих обязанностей членам семьи и друзьям - они, вероятно, будут рады помочь вам в этом процессе.Если вам кажется, что свадебный контрольный список немного утомляет, вот список основных шагов, которые вам нужно выполнить, чтобы ваш важный день прошел успешно. Конечно, есть и другие задачи, которые вы можете захотеть решить, но мы говорим здесь только о том, что нужно сделать. Готовы перейти в режим планирования? Вот как шаг за шагом спланировать свадьбу.

1. Установите свадебный бюджет

Когда нужно решить, как спланировать свадьбу, вам нужно решить, сколько вы можете потратить на свадьбу. Возможно, это не самая увлекательная часть процесса, но это задача, которую действительно нужно выполнить в первую очередь.Меньше всего вам хочется влюбиться в место проведения, продавца, одежду и т. Д. И понять, что это совершенно вне досягаемости. Так что сядьте с родителями или другими потенциальными участниками, чтобы составить общий бюджет, а затем разделите его по поставщикам или услугам соответственно.

2. Вдохновляйтесь

Одна из самых забавных частей при планировании свадьбы шаг за шагом - это черпать вдохновение. Подумайте, как вы хотите, чтобы ваша свадьба выглядела и ощущалась. Вы стремитесь к супер-классической и формальной атмосфере? Или, может быть, свадебный стиль будет более расслабленным и деревенским? Выбор за вами, но неплохо было бы начать просматривать Pinterest, Instagram и свадебные веб-сайты, чтобы рассмотреть свадебные цвета, идеи декора и многое другое.Мы рекомендуем начать этот процесс на ранней стадии, но активизируйте его, когда выберете место проведения и назначите дату.

3. Создайте список гостей

Хотя окончательный список гостей не обязательно должен быть немного позже, когда вы думаете о том, как спланировать свадьбу шаг за шагом, важно заранее рассчитать приблизительное количество гостей. Между свадьбой на 50 и свадьбой на 300 человек большая разница, особенно когда речь идет о выборе места проведения. Поэтому, прежде чем вы начнете осматривать места проведения свадеб, подумайте, сколько гостей вы пригласите.

4. Выберите свадебную вечеринку

Как у вас есть список гостей, пора выбрать людей, которые будут рядом с вами в ваш большой день - вашу свадьбу. Так что продолжайте и выберите своих подружек невесты, женихов, девушек или невест (или кого-то еще, кого вы хотите на свадебной вечеринке) и попросите их взять на себя эту важную роль. Ознакомьтесь с нашими любимыми предложениями для подружек невесты, чтобы начать работу.

L&L Ваш свадебный организатор Тулум

5.Сузить даты

Вы не сможете официально «назначить дату», пока не забронируете место проведения. Но мы рекомендуем выбрать несколько потенциальных свадебных дат, прежде чем начинать искать места. Во-первых, подумайте о сезоне, в котором вы хотели бы пожениться, и если свадьба в субботу вечером обязательна (удобно, но потенциально более дорого и конкурентоспособно), или если вы открыты для свадьбы в другое время (возможно, менее -требование) день. Затем взгляните на календарь с учетом графика работы, праздников, семейных конфликтов и т. Д., и сузить круг вопросов до нескольких дат выбора. При выборе места проведения свадьбы очень полезно помнить о возможных датах свадьбы.

6. Выберите место проведения

Теперь, когда у вас есть бюджет, примерное количество гостей и несколько возможных свадебных дат, у вас есть вся информация, необходимая для бронирования места проведения свадьбы - одна из самых важных частей нашего руководства по планированию свадьбы. Читайте онлайн-обзоры мест проведения свадеб поблизости, посетите их лично и поработайте со своим партнером, чтобы найти место свадьбы своей мечты.После того, как вы внимательно прочтете контракт на церемонию и место приема и подпишетесь на пунктирной линии, вы официально назначите дату свадьбы - и самое интересное начинается!

Примечание. Некоторые пары нанимают организатора свадеб перед тем, как выбрать место проведения, другие ждут позже - все зависит от типа помощи, которая вам нужна.

7. Начните регистрацию свадьбы

Практически сразу после того, как вы объявите о помолвке, ваши близкие спросят: «Где вы зарегистрированы?» Когда вы думаете о том, как спланировать свадьбу шаг за шагом, неплохо было бы создать свой свадебный реестр на относительно раннем этапе.Члены вашей семьи и друзья могут захотеть приобрести подарки для помолвки - вы всегда можете внести изменения и дополнения в свой реестр позже. Воспользуйтесь нашим контрольным списком свадебного реестра, чтобы начать.

8. Создайте свадебный веб-сайт (и свадебный хештег!)

Создание свадебного веб-сайта - это самый простой способ держать ваших гостей в курсе событий и один из самых важных шагов при планировании свадьбы. Обязательно укажите на своем веб-сайте всю важную информацию о вашем знаменательном дне: дату, место, информацию о поездках, информацию о блоках и т. Д.Пришло время создать свадебный хэштег, который можно будет использовать в социальных сетях перед днём свадьбы.

Сказочные и золотые свадьбы

9. Продавцы книг

В среднем пара нанимает 13 продавцов, чтобы помочь организовать свадебный день своей мечты. Это может показаться много, но важно нанять правильных людей, чтобы ваш важный день прошел гладко. Мы рекомендуем следовать этому графику бронирования у поставщика, чтобы выяснить, когда бронировать каждого профессионала, от вашего свадебного фотографа или видеооператора до флориста и ди-джея до вашего представителя, а также читать онлайн-обзоры, чтобы выбрать лучших из лучших.

10. Завершите составление списка гостей

Если вы еще этого не сделали, пора составить окончательный список свадебных гостей. Помните, что если ваши родители вносят финансовый вклад в ваш знаменательный день, они сами скажут, кто приглашен. Не забывайте также о вместимости вашего места проведения и не приглашайте больше людей, чем может вместить пространство. Даже если вы, вероятно, пожалеете от некоторых гостей, вы не хотите рисковать.

11. Отправить «Сохранить даты»

Пришло время вашим гостям сделать отметки в своих календарях! Дата сохранения должна быть отправлена ​​как можно раньше, чтобы ваши близкие могли планировать соответственно.

12. Купите свадебное платье и другие наряды

Уделите себе достаточно времени, чтобы подобрать идеальный наряд для своей свадьбы. В частности, когда дело касается свадебных платьев, с момента покупки наряда могут пройти месяцы до того, как он будет должным образом скроен и готов к работе, поэтому не ждите до последней минуты.

13. Выяснить подробности репетиционного ужина

Репетиционный ужин, который обычно проходит в ночь перед свадьбой, также требует некоторого планирования.Традиционно семья жениха планирует репетиционный ужин, но важно заранее выяснить, кто планирует (и платит) за это мероприятие, и убедитесь, что место проведения забронировано, а детали согласованы своевременно, примерно за шесть месяцев до этого. важный день.

Шерил Бэйл Фотография

14. Планируйте медовый месяц

Возможно, вы много думаете о том, как спланировать свадьбу шаг за шагом, но не забывайте о медовом месяце! Если вы планируете отправиться в медовый месяц вскоре после свадьбы, пора выбрать место, забронировать поездку и жилье и начать планировать маршрут.

15. Посещайте предсвадебные мероприятия

Помолвки, свадебный душ (или свадебный душ с совместным обучением), холостяцкая вечеринка и холостяцкая вечеринка и многое другое - ваш график, вероятно, будет забит предсвадебными мероприятиями. Хотя будущая супружеская пара обычно не играет особой роли в планировании этих торжеств, вам нужно очистить свой календарь, чтобы присутствовать на них в качестве почетного гостя.

16. Отправить свадебные приглашения

Приглашения на свадьбу обычно отправляются за шесть-восемь недель до знаменательного дня, а крайний срок ответа обычно составляет примерно две-три недели.Своевременная отправка приглашений - один из самых важных шагов при планировании свадьбы.

17. Купить обручальные кольца

.

Важный символ брака, не забудьте просмотреть и купить обручальные кольца за несколько месяцев до свадьбы. Выберите обручальное кольцо, подходящее к вашему обручальному кольцу, удобное (вы будете носить его почти все время!) И соответствующее вашему личному стилю.

Laura Memory Фотография и видеосъемка

18. Создайте таблицу рассадки на свадебном приеме

Поработайте с вашим местом встречи и планировщиком, чтобы определить, сколько столов может вместить ваше место проведения свадебного приема.Затем используйте онлайн-инструмент, чтобы выяснить, кто где сидит, не забывая о взаимоотношениях и семейной динамике. После того, как вы окончательно составили схему рассадки (обычно за неделю или около того до свадьбы), обязательно отправьте ее поставщику провизии, месту проведения и продавцу канцелярских принадлежностей, чтобы можно было создать карточки сопровождения.

19. Получите лицензию на брак

Если вы думаете о том, как спланировать свадьбу шаг за шагом, вспомните одну из самых важных задач - получение разрешения на брак, чтобы вы и ваш партнер действительно могли вступить в законный брак! В каждом штате действуют разные законы о выдаче разрешений на брак, поэтому обязательно изучите их заранее.Убедитесь, что вы получили разрешение на брак в нужное время - заранее, если в вашем штате есть период ожидания, но не заблаговременно, если срок действия лицензии истекает через определенное время. Если вы хотите изменить свое имя после свадьбы, получение разрешения на брак станет решающим шагом в этом процессе.

20. Подтвердите детали свадьбы у продавцов

Скорее всего, вы поддерживали тесный контакт со всеми поставщиками свадебных услуг в дни и недели, предшествующие вашему важному дню.Убедитесь, что вы уложили все незавершенные дела и что у всех ваших поставщиков есть вся необходимая информация (и что они получили надлежащую оплату!). Организаторы свадеб очень полезны в этом отношении и помогут убедиться, что ваши продавцы знают, где и когда следует присутствовать на свадебной церемонии и приеме.

21. Выходи замуж!

Великий день, наконец, наступил! Вы, ваш партнер, ваши семьи и ваши продавцы упорно трудились, чтобы выполнить все шаги для планирования свадьбы, так что наслаждайтесь каждой минутой! (Psst, хотите пошаговое руководство для планирования важного дня? Мы подготовили для вас график дня свадьбы.)

Раскрытие информации: этот пост содержит партнерские ссылки, некоторые из которых могут быть спонсированы платными поставщиками.

.

Как спланировать свадьбу: советы и рекомендации

Список гостей влияет на многие свадебные решения, которые принимает помолвленная пара, включая выбор свадебных канцелярских принадлежностей. Итак, прежде чем можно будет купить какие-либо приглашения, канцелярские товары и т. Д., Вы оба должны настроить список гостей и определить общее количество гостей. Мы проведем вас через этот процесс. И помните, вы можете щелкать ссылки на рабочие листы, которые помогут вам на каждом этапе.

Список гостей

Ваш список гостей обычно определяет другие решения, поэтому часто бывает разумно составить список раньше, чем позже.Две из первых проблем, связанных с окончательным подсчетом гостей, - это общий бюджет и требования к приглашениям.

Объявление

Количество гостей влияет практически на все вопросы, связанные со свадьбой. Если ваш список очень длинный, вы оба можете пригласить на церемонию только несколько близких друзей и семью и пригласить всех на прием. Размер списка гостей также может повлиять на настроение и тон дня, а также на размер вашей свадебной вечеринки.

Чтобы создать список гостей, нужно выполнить три шага:

  1. Сначала делайте первые шаги: Некоторым компаниям нравится сначала устанавливать количество гостей, а затем соответственно устанавливать бюджет. Это уместно, если они заранее знают, что у них будет щедрый бюджет. Другим парам нравится устанавливать бюджет, а затем определять, сколько гостей можно пригласить. Это уместно, если они думают, что средств будет мало.
  2. Разделите список на пять: Разделите список гостей на пять категорий: список невесты; список жениха; список общих друзей пары; список родителей жениха; и список родителей невесты.(Иногда проще всего распределить всех гостей семьи между соответствующими родителями.)
  3. Whittle: Теперь начинайте удалять имена, пока вы оба не попадете в цель.

Когда дело доходит до списка гостей, у вас обоих могут возникнуть неприятные ситуации. Помните, это ваша вечеринка; В пределах разумного, список гостей - это решение жениха и невесты. Но если вы оба устали или растерялись, вот несколько подсказок:

  • Если вы оба не видели и не разговаривали с кем-либо более года, его или ее, вероятно, можно исключить из списка.
  • Если вам обоим нужно сделать сокращения, выберите всю группу, например всех деловых партнеров или всех членов книжного клуба. Если кто-то жалуется, просто объясните, что вы планируете небольшую свадьбу.
  • Если вы оба решите не заводить детей на церемонии, и Смиты ответят, что они идут со всеми четырьмя детьми, отнеситесь к этому тактично и прямо. Позвоните им и скажите: «Извините, но мы просто не можем разместить детей на свадьбе».
  • Если в семье жениха или невесты есть «бывший» (это могут быть подруги, парни, родственники или отчим), спросите себя, будут ли все участники расширенной свадебной вечеринки чувствовать себя комфортно, если этого человека приглашают.Если вам или кому-либо еще может быть не по себе из-за присутствия этого гостя, его следует исключить из списка.

Канцелярские товары

Вам обоим понадобится целый набор печатных изделий для свадьбы. В зависимости от того, какой принтер вы выберете, комплект свадебных канцелярских принадлежностей будет отличаться. (Обязательно просмотрите все варианты упаковки, прежде чем делать заказ канцелярских принадлежностей, чтобы убедиться, что вы получаете все, что хотите, и ничего лишнего.)

Пакет свадебных приглашений

Обычно приглашение на свадьбу можно найти на почте за милю - на нем в углу штамп «ЛЮБОВЬ», и оно трещит по швам. Чтобы понять, почему конверт так забит, читайте дальше, чтобы узнать больше о том, что обычно входит в пакет свадебных приглашений.

  • Приглашение на церемонию и конверт: Приглашение объявляет тон свадьбы и, таким образом, может принимать любое количество стилей - от традиционных до уникальных.Само свадебное приглашение традиционно исходит от родителей невесты, но оно также может исходить от жениха и невесты. Тон или стиль приглашения должны отражать тон или стиль церемонии и приема. Существует несколько различных стилей приглашения, от традиционного до современного. Все вполне приемлемы. Однако вам обоим нужно будет установить стиль, прежде чем нанимать принтер, поскольку разные магазины имеют разные возможности печати. Есть много мест, где можно найти вдохновение.Например, вы можете посмотреть приглашения друзей. Вам также следует посетить как минимум два принтера и изучить их образцы книг, чтобы получить представление о том, что доступно.
  • Приглашение на прием: Приглашение на прием может иметь три формата: оно может быть включено в то же приглашение, что и информация о церемонии; это может быть отдельное приглашение / карточка целиком; или если гость приглашен только на прием, его можно использовать вместо приглашения на церемонию. Комбинированное приглашение на прием и на церемонию - отличный способ сэкономить деньги без ущерба для элегантности.Однако, если приглашение на прием является отдельным, единственное, что нужно помнить, - это то, что стиль карты должен совпадать со стилем приглашения на церемонию. Другими словами, оно должно соответствовать традиционному или современному стилю приглашения.
  • Карточка ответа и конверт: Карточка ответа касается только приема. В нем должна быть строка для имени (имен) гостя, количества пришедших и вариантов меню (при необходимости). Вы оба должны также приложить конверт с обратным адресом и маркой, чтобы гость мог вернуть ответную карточку.На карточке должна быть указана дата окончательного ответа - обычно за две-четыре недели до свадьбы.
  • Карты: Все чаще к приглашению прилагают карту места проведения церемонии и места приема. Это может быть карта, созданная компьютером, или карта, которую вы нарисовали сами. Просто убедитесь, что все ваши линии и направления четкие, прежде чем передавать его в принтер. Также укажите номер телефона пункта назначения. Так гость сможет позвонить, если заблудится.

Прочая печатная продукция

Если вы оба заранее знаете, какие другие печатные изделия вы хотели бы получить на свадьбе, попросите принтер, который вы выбрали для своих приглашений, добавить к ним со скидкой. Это не только сэкономит вам деньги, но и обеспечит соответствие каждого отпечатанного предмета стилю других.

  • Святочные карточки: Если вы планируете большую свадебную церемонию и хотите убедиться, что определенные гости зарезервированы места, вставьте церковную карточку в приглашение.Когда гости предъявляют эту карту офицеру, они занимают соответствующие места. На скамейке указано имя (имена) гостя, место церемонии, номер скамьи и ее часть (сторона невесты или сторона жениха).
  • Разместите карточки, спичечные коробки, салфетки и т. Д .: Вы можете положить распечатанные предметы, такие как салфетки и спичечные коробочки, на столы для приема и размещения, разбросанные по всему объекту, например, в баре или на столе для закусок. Эти печатные издания могут содержать только ваши имена; ваши имена и дату свадьбы; или имена, даты и символы, например свадебные колокола.Обычно они печатаются в цвете, который соответствует цветам вашего приема.
  • Свадебные программы: В свадебной программе указаны жених и невеста, исполнитель, все участники свадебной вечеринки, а также все читатели и солисты. В нем также перечислены церемонии церемонии, включая все песни, молитвы и отрывки из Священных Писаний, которые нужно прочитать. Ашеры распространяют программы, а также рассаживают гостей. Либо ваш служитель, либо ваша церковь, синагога или координатор храма могут предоставить образцы предыдущих свадебных программ.Вы также можете посоветоваться с друзьями и у своего принтера, чтобы увидеть другие примеры.
  • Благодарственные открытки: Поскольку вы оба напишете много благодарственных открыток в ближайшие месяцы, приятно иметь для использования соответствующие благодарственные бланки. Эти карточки маленькие (обычно сложенные и размером четыре на пять дюймов) и обычно сделаны из плотной белой бумаги или бумаги цвета слоновой кости. У них есть надпись «Спасибо», имена жениха и невесты или их инициалы на лицевой стороне. Будьте осторожны с тем, как вы печатаете имена или инициалы, так как невесте может понадобиться ее девичья фамилия на картах, используемых до церемонии, и ее имя в браке на картах, используемых после церемонии.
  • Объявления о свадьбе: Официальное объявление о свадьбе отправляется на следующий день после свадьбы семье и друзьям, которых нельзя было пригласить на мероприятие. Объявление также можно разместить в местных газетах и ​​журналах. Объявление о свадьбе в газете или журнале очень похоже на объявление о помолвке.
  • Домашние карточки: Иногда эту карточку прилагают к приглашению или объявлению о свадьбе. В нем указано, будет ли невеста использовать свою женскую или девичью фамилию и где будет жить пара.

Показать доказательство проверки

Можете представить себе что-нибудь более смущающее, чем неправильное написание имени будущей свекрови в приглашении? Чтобы избежать ошибок, заручитесь проверочной помощью как минимум трех человек - желательно людей с обеих сторон. Кроме того, прочтите каждую строку доказательства приглашения в обратном порядке, справа налево. Это заставляет вас обоих изолировать каждое слово. Если вы оба сомневаетесь в каком-либо имени, обведите его и позвоните кому-нибудь, чтобы проверить правописание.Используйте словарь, чтобы проверить другие сомнительные слова. Что касается даты, времени и сайтов, после того, как вы дважды проверили эту информацию, вернитесь и проверьте все еще раз. (И третья проверка тоже не помешает!)

Обращение к приглашениям

Может быть трудно отказаться от простоты компьютерных этикеток, но приглашения действительно следует рассылать вручную. Однако допустимо, чтобы ваш обратный адрес был напечатан на конвертах. Если в приглашении есть внутренний конверт, повторите на нем только имена гостей (включая всех детей до 16 лет).Лица от 16 лет и старше традиционно получают приглашения самостоятельно. Одинокие люди могут иметь напечатанные «и Гость» рядом с их именем. Официальные титулы, такие как Доктор или Преподобный, должны быть прописаны.

Почтовая доблесть

Не забудьте включить почтовые расходы в бюджет приглашения. И обязательно взвесьте все приглашение, чтобы убедиться в правильности почтовых расходов. Попросите у своего типографа образец вашего приглашения, включая каждый конверт (с почтовыми марками), все вложения и каждый лист папиросной бумаги.Эти образцы могут быть пустыми, поскольку обычная печать не добавляет веса. Отнесите этот образец на почту и взвесьте.

Теперь, когда список гостей составлен и свадебные канцелярские товары заказаны, пара готова перейти к мельчайшим деталям церемонии и приема. На следующей странице мы начнем с того, что узнаем больше о выборе музыки для церемонии и приема, а также о поиске флориста.

.

Помогите! Планирую свадьбу и не знаю с чего начать

После того, как вы выбрали несколько мест, которые вам нравятся и соответствуют вашим критериям, запишитесь на прием, чтобы просмотреть их и отправиться, вооружившись множеством вопросов.

На что следует обратить внимание:

Что такое непредвиденный случай влажной погоды?

Можете ли вы арендовать все заведение или есть вероятность, что в одном из других залов одновременно будет проходить еще одна свадьба?

Как долго ты можешь танцевать?

В какое время ваши поставщики могут приходить и уходить?

Заведение настаивает только на определенных поставщиках?

Может ли заведение предоставить кейтеринг, стулья, столы, систему громкой связи и т. Д.?

«Посмотрите на все аспекты этого места, - говорит Купер.«Есть ли у них персонал для глажки скатертей? Сколько обслуживающего персонала в свадебном пакете? Сколько винных официантов вам нужно, чтобы убедиться, что никто никогда не останется без пустого бокала? »

Убедитесь, что вы получили ответы на все свои вопросы, чтобы принять действительно обоснованное решение. Если организатор мероприятий не может предоставить вам информацию во время вашего визита, свяжитесь с нами позже, чтобы у вас были все факты, которые вы могли сравнить и сопоставить.

Поставщики

В первые несколько месяцев планирования свадьбы есть чем заняться, но если у вас есть место, дата, список гостей и бюджет, отсортированные в первые дни, то вы начнете быстро.

.

10 советов по организации успешного мероприятия

Если вы когда-либо организовывали мероприятие, вы знаете, что не все идет по плану и вам приходится сталкиваться с различными проблемами. Когда я организовывал свое первое мероприятие, мне рассказали о забавном правиле утиной морды. Это правило гласит, что снаружи вы должны выглядеть спокойными и умиротворенными. Но на самом деле - вы энергично гребете ногами под водой, чтобы удержаться на плаву. Однако об этом никто не должен узнавать. По сей день я считаю это самым ценным правилом.

Организация мероприятия - непростая задача. Но я могу выделить 10 ключевых моментов, о которых следует помнить, чтобы все шло хорошо.

1. Определите цель и формат

Это кажется довольно очевидным, но к этому вопросу стоит подойти критически. Сформулируйте свою цель как можно конкретнее: хотите ли вы передать знания участникам; выразить благодарность партнерам; собрать средства на проект или предложить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: его концепция, время и продолжительность, распределение ролей в команде, планировка зала, кейтеринг и звук.

Постарайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Взгляните на «неконференцию», ПечаКуча, формат TED, тематические бранчи, онлайн-мероприятия, open-air ивенты. Важно то, что ваш формат помогает достичь цели мероприятия.

2. Уделять достаточное внимание планированию

План должен включать логистику, содержание и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный для всей команды, в котором каждый участник сможет видеть задачи других и общую картину.Сначала подготовьте список основных задач, а затем конкретизируйте их как можно более подробно в форме конкретных шагов, которые необходимо выполнить. В плане важно обозначить временные рамки: время, необходимое для выполнения задачи. Его часто недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидали.

Для планирования можно использовать шаблоны Google, такие программы, как Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek. Даже простой Excel вас не подведет.

3.Составьте свой бюджет с учетом непредвиденных ситуаций

Посмотрите список задач и отразите их в своем бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, у меня на работе был случай, когда в день мероприятия под открытым небом пошел дождь. Пришлось сразу сменить локацию и перевезти всю технику и мебель. О таких вещах лучше подумать заранее и подготовиться к ним материально.

Как вариант, вы можете использовать этот шаблон бюджета, адаптировать его или создать свой собственный.

4. Черт в деталях

Если вы хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как они регистрируются, кто и как будет встречать участников, какая музыка будет звучать, есть ли у вас интересный фото-уголок, как выглядят ваши презентации и как одета ваша команда, чем заниматься в перерывах.

Например, во время регистрации участникам может быть предложена возможность посетить небольшой мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информационный видеоролик.

Попробуйте удивить людей и создать вау-эффект, превзойти их ожидания в самых обычных вещах. Это именно то, что создает ощущение события.

5. Проверьте местоположение и получите план B

Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе выбора. В самый неожиданный момент может оказаться, что в зале не работает кондиционер, нет туалетов для инвалидов или оборудование не проходит через дверь.Поэтому заранее проверяйте такие вопросы.

Однажды я проводил конференцию для 50 человек и через час после начала мероприятия владелец помещения попросил освободить место без каких-либо объяснений. В конце концов, мы провели часовую тренировку с участниками в близлежащем парке, пока не нашли новое место. Вы можете подумать, что с вами такой ситуации не случится, но всегда лучше иметь план Б.

6. Распределить обязанности

Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время мероприятия.Распределите обязанности по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то другой за приветствие выступающих, другой человек за оборудование, за питание, общение с прессой и т. Д. У каждого человека должна быть своя зона, которую он или она должен нести ответственность на протяжении всего мероприятия.

Дайте каждому члену команды документ с назначенными обязанностями, чтобы каждый знал, к кому обращаться по любой конкретной проблеме.

7. Расскажите о мероприятии своей аудитории

Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип мероприятия, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определяют ваш маркетинговый подход. Выбирая медиа-партнеров, ориентируйтесь на тех, кто нацелен на вашу аудиторию. Лучше иметь несколько партнеров, но целевых, чем рассказывать о мероприятии практически всем.

Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам.Убедитесь, что он краткий и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.

8. Обратите внимание на сервис

Убедитесь, что ваша команда следует Правилу утиного лица. Будьте дружелюбны к участникам, спикерам и партнерам. Постарайтесь решить их проблемы или вопросы и оправдать их ожидания, даже если вы чувствуете усталость и не все идет по плану. В конце концов, люди помнят, как с ними обращались, и атмосферу, а не то, что спикер говорил на сцене.

9. Проведите заключительную проверку за 24 часа до мероприятия

Убедитесь, что вы проинформировали участников о том, как добраться до места, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио и видео контент. Проверьте, все ли понимают свои задачи и обязанности и готово ли пространство. Для этого вы можете составить контрольный список, подобный этому.

Аналогичный контрольный список можно составить для подготовки к проверке в день мероприятия: все ли на месте, работает, выполняется ли в срок.

Обязательно распечатайте программу мероприятия, дайте каждому члену команды и волонтерам копию. Кроме того, дайте всем основной контактный номер телефона для связи друг с другом в случае возникновения чрезвычайной ситуации.

10. Запросить отзыв

Вы, вероятно, будете уставшими и счастливыми после мероприятия, но вам будет сложно дать объективную оценку тому, как все прошло. Вот почему попросите участников заполнить распечатанную форму оценки в конце мероприятия или онлайн-форму, когда они вернутся домой.Попросите их оценить различные аспекты мероприятия: логистику, спикеров, локации и работу организаторов. Эта информация поможет вам избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших мероприятий. Если есть возможность, получите обратную связь через социальные сети или запишите видеообзоры в конце мероприятия. Это пригодится, если ваше мероприятие состоится снова.

Какое бы мероприятие вы ни организовали, будьте оптимистичны и не бойтесь сюрпризов и ваше мероприятие будет успешным!

***

Ирина Прокофьева, Операционный менеджер Программы культуры и творчества ЕС-Восточного партнерства, сертифицированный менеджер проектов (IPMA, уровень C), соучредитель проекта Start2Go.Работал на международном и национальном уровнях международной организации AIESEC. Имеет опыт организации мероприятий различного формата: от однодневных тренингов до международных конференций и фестивалей.

.

Смотрите также

Форум:
Приветствуем новых пользователей:
JizhyKeemy, JizhyKeemy
Город: Ennis

Элечка, Дмитриева
GartinMuddy, GartinMuddy
Город: Ennis

все пользователи
Новые фото:
Банкет
Семейный очаг







Содержание, карта.
Копирование любых материалов для их размещения на других площадках возможно только с письменного разрешения Администрации сайта.